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La réussite d'une entreprise dépend en partie de sa capacité à accéder rapidement et de façon fiable aux documents importants et souvent consultés. Seule une faible proportion des documents commerciaux requiert un accès fréquent. En outre, un accès fiable et rapide à ces documents les plus consultés est essentiel pour garantir un service de qualité. Dans beaucoup d'entreprises, la gestion des documents est fragmentée, inefficace et très onéreuse.
Elle comprend des supports papier et électroniques, des documents actifs et des documents peu demandés, le stockage sur site interne et distant, et chez de nombreux fournisseurs. La conformité, le service client, la continuité des opérations et le travail collaboratif sont autant de raisons justifiant la nécessité d'une bonne gestion documentaire pour toute organisation. Ces problèmes ont favorisé la mise en place de plusieurs solutions de GED qui peuvent être intégrée au sein de tout ou partie des départements de l'entreprise.